Human Resource Management (HRM/HRIS) atau manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu bagian paling penting yang harus diperhatikan dalam perusahaan apapun. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya.
Mengelola SDM bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu dikelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif.
Pengelolaan SDM yang dilakukan secara manual cukup merepotkan dan tidak efisien, sehingga banyak perusahaan yang memilih untuk beralih ke HR system untuk mengotomatiskan manajemen SDM mereka. Untuk mengetahui apa itu HRIS secara detail, silakan baca seluruh artikel ini.
Apa Itu HRIS?
Untuk memahami apa itu HRIS, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Dikenal juga sebagai departemen SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai objektivitas bisnis.
HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.
Dengan HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.
HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan
HRIS atau HRM software telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Meningkatkan keamanan data karyawan
Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat diminimalkan.
- Memudahkan pendistribusian gaji
HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
- Memonitor kinerja karyawan
Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
- Menghemat biaya operasional HRD
HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
- Menyederhanakan proses rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
- Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan
HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Fitur-Fitur Utama yang Ada dalam HRIS
Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:
- Manajemen Penggajian
Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Pendistribusian gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks, karena setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda. Fitur Payroll Management membantu membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.
Dengan fitur ini, gaji karyawan dihitung secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim. Slip gaji dapat dibuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat ditinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
- Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen; verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
- Manajemen Waktu & Kehadiran
Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawannya menggunakan kertas atau spreadsheet. Kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan, semuanya tercatat di sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.
- Manajemen Penilaian
HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat; evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
- Manajemen Keuangan
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Manajer dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga.
- Manajemen Pajak
Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.
- Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga dapat dibuat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
Kesimpulan
HRIS atau HRM software adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Tanpa bantuan perangkat lunak ini, kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak yang disebabkan oleh human error akan sering terjadi dan manajemen akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk mengelola tenaga kerja.
Untuk informasi lebih lengkap mengenai HRIS atau sistem HRM, silakan kunjungi link berikut ini https://www.talenta.co